自治体からの総務事務
(給与・旅費・福利厚生・関連事務等)設計業務を受託

Case5

昨今、全国の自治体の間では、行政改革推進のために窓口業務や総務事務を民間にアウトソーシングする動きがいっそう活発になっている。こうした流れのなか、自治体からのさまざまな業務委託で実績を重ねているのがヒューマンリソシアだ。

自治体職員の人事・給与管理事務を受託した経験を元に、大阪のある自治体の設計業務(アウトソーシング準備業務)を受託している。その取り組みについて、この案件の事業責任者を務める志村勇樹に話を聞いた。

万全の情報セキュリティ体制はもちろん、業務設計の豊富なノウハウが評価されて受託。

この大阪の自治体の総務事務・設計業務委託案件は、プロポーザルによってヒューマンリソシアが選定され、受託する運びとなった。 ヒューマンリソシアが評価をされたポイントについて、志村はこう分析する。


「人事や給与に関する情報はきわめてセンシティブなものであり、その準備業務を外部委託する上で、自治体の方々が最も気にされるのが“情報セキュリティ”です。 ヒューマンリソシアは、プライバシーマーク使用許諾の認定はもちろん品質マネジメントシステムの国際規格“ISO9001”やISMS(情報セキュリティマネジメントシステム)のJIS規格である“JIS Q 27001”も 認証取得しており、情報セキュリティに関しては万全の体制を敷いています。


さらに、ヒューマンリソシアは“業務設計”のノウハウを有する人材が揃っており、その点も評価いただいたのではないかと志村は語る。「専門性を要する人事・給与管理は、外部委託にそぐわないと考えられている自治体の方々も多いようですが、実は定型業務が占める割合が多く、アウトソーシングによって効率化できる領域のひとつなのです。


一方、きちんと成果を上げるためには現状を分析し、職員がやるべき仕事と民間に委ねる仕事を適切に切り分け、効率的な業務フローを再構築していくことが重要。そうした業務設計において、ヒューマンリソシアは豊富なノウハウがあると自負しています。」

業務フローを「見える化」することで、属人性を排除し、事務処理をスピードアップ。

事実、この大阪の自治体の案件においても、受託後、ヒューマンリソシアのコンサルティングスタッフが現場に入り込んでヒアリングとリサーチを実施。現状の業務を洗い出し、職員が担うべき判断を必要とする業務と、そうではない定型業務とを分別し、業務フローの再設計に力を振るった。


志村は言う。


「弊社は、すでに大阪の他の自治体の窓口業務の受託などで実績を重ねており、そこで培った業務設計のノウハウをパッケージ化して展開できるようになっています。そうした知見を活用することで、通常なら6か月はかかるこうした業務設計を3か月で行うことができ、この点においてもコスト削減に寄与しています。」


こうした事前のコンサルティングにおいて、ヒューマンリソシアが常に意識しているのが「見える化」だ。


業務のフローチャートをすべて可視化し、標準化することで属人性を排除し、判断を伴わない業務については誰でも手がけられる体制の整備を図ることができる。


「業務フローの可視化、標準化を行い、たとえば通勤経路の変更申請受理などの定型業務を誰でも処理できる環境が整えば、作業のスピードアップにつながり、自治体の職員の方々の満足度の向上にもつながります。


また、業務フローを『見える化』することで、処理案件が現在どの工程にあるのかを人事担当の職員の方が把握することができ、マネジメントも容易になると考えます。」

事務作業の外部委託によって、
職員の方々が本来取り組むべき企画業務に注力できる環境に。

すでに受託している他の自治体の人事・給与事務は、業務設計の後にヒューマンリソシアのスタッフによって運用され、軌道に乗っている。自治体からの評価も高い。


「人事・給与管理を弊社に委託していただいたことによって、コスト削減はもちろんのこと、職員の方々が単なるルーティンワークに忙殺されることなく、本来取り組むべき企画提案業務に注力できる環境が整えられつつあります。結果として、それは行政サービスの質の向上にも結びついていくと考えます。」


「人事や給与に関する情報は個人のプライバシーに関わるものであり、その管理を同僚である職員が扱うことに抵抗を感じ、できれば知られたくないと思われている方も実はたくさんいらっしゃるようで、『信頼できる民間企業に任せるほうが安心』という声も寄せられています。


我々はこれからも、自治体の方々が業務委託を行う上での不安の解消に努め、我々だからこそ発揮できる価値を提供し、行政改革を強力に支援していきたいと考えています。」



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